يعد نظام إدارة الفواتير أداة أساسية للشركات والأعمال التجارية في تنظيم وتسهيل عملية إنشاء ومتابعة الفواتير والمدفوعات. من خلال هذا الدليل، سنستعرض خطوات استخدام النظام لإنشاء الفواتير وتسجيل المعاملات المالية للعملاء بطريقة فعالة ومنظمة.
قم بتسجيل الدخول إلى حسابك في نظام محجوز باستخدام اسم المستخدم وكلمة المرور الخاصة بك.
انظر إلى القائمة في الجانب الأيمن من واجهة المستخدم.
ابحث عن خيار يشير إلى "نظام نقاط البيع" ثم ابدأ في انشاء الفاتورة.
إنشاء فاتورة:
حدد الفرع المرتبط بالفاتورة والعميل الذي ستتم إرسال الفاتورة إليه.
قم بتحديد الخدمات/ المنتجات المقدمة وكمياتها في الفاتورة.
إذا كان متاحاً، يمكنك تطبيق خصم على الفاتورة.
2. اضافة عملية الدفع:
بعد استلام المبلغ المستحق من العميل، قم بتسجيل عملية الدفع في النظام من طلب العميل.
حدد طريقة الدفع المستخدمة، مثل النقد، أو طرق الدفع الإلكترونية الأخرى.
إرسال الفاتورة:
بعد إنشاء الفاتورة وتسجيل عملية الدفع، يمكنك إرسال الفاتورة للعميل.
يمكنك اختيار طريقة الإرسال المفضلة، مثل البريد الإلكتروني، الطباعة، أو حفظها كملف PDF لإرسالها عبر الواتساب أو طباعتها للتسليم اليدوي.
لاتنسى اعدادت الطابعة لاصدار الفاتورة لعملائك من خلال هذه المقالة
6. انظر إلى القائمة في الجانب الأيمن من واجهة المستخدم:
ابحث عن خيار يشير إلى "المبيعات" ثم اختر المدفوعات و استخدمها لمتابعة المعاملات المالية للعملاء.
ملحوظة:
الفواتير في نظام إدارة الفواتير غير قابلة للحذف بشكل نهائي، ولكن يمكن إلغاءها مع ذكر السبب. هنا هو السبب الذي يمكن ذكره عند إلغاء الفاتورة:
تاريخ الفاتورة الماضي: عندما تكون الفاتورة ذات تاريخ سابق وتم إرسالها للعميل، لا يمكن حذفها بشكل نهائي لأنها تمثل سجلًا ماليًا وقانونيًا. وبدلاً من ذلك، يمكن إلغاء الفاتورة وتسجيلها كفاتورة مُلغاة.
من خلال الإلغاء، يمكن تحديث حالة الفاتورة وتوثيق سبب الإلغاء، إما لأغراض التوثيق الداخلي أو التواصل مع العملاء. يتيح ذلك الإلغاء الاحتفاظ بسجل واضح لجميع الفواتير التي تم إنشاؤها وإلغاؤها، مما يساعد في تتبع المعاملات المالية والتحقق من السجلات في المستقبل.
مع العلم بأن الفواتير غير قابلة للحذف بشكل نهائي ويتم إلغاؤها بدلاً من ذلك، يجب على المستخدمين أن يكونوا حذرين ومنتبهين عند إنشاء الفواتير والتأكد من صحتها قبل إرسالها للعملاء.
شكرًا لكم على اختيار محجوز وثقتكم في خدماتنا.
إذا كان لديك أي أسئلة أو استفسارات، فلا تتردد في الاتصال بفريق الدعم الخاص بنا. 📞
966581504066+
966115119679+
نحن دائماً في خدمتك ونتطلع لرؤية نجاحك في عملك وأهدافك المستقبلية.💪🌟